Prioriteitenmatrix van Eisenhower (en Covey)

Eén van de lastigste dingen waar je tegenaan loopt bij planning is: prioriteiten stellen. De prioriteitenmatrix van Eisenhower (en Covey) helpt daarbij én laat duidelijk zien hoe je tijd kwijt raakt aan de verkeerde dingen.

De matrix is ooit bedacht door de Amerikaanse president Dwight D. Eisenhower. Hij ontwikkelde de matrix naar aanleiding van zijn aanname:

“Urgente zaken zijn zelden belangrijk en belangrijke zaken zelden urgent.”

Later werd de matrix vooral beroemd omdat hij werd gebruikt door de managementdeskundige Stephen R. Covey in zijn bestseller De zeven eigenschappen van effectief leiderschap.

Prioriteitenmatrix van Eisenhower (of de Eisenhower Matrix)

De matrix gaat er vanuit dat alle taken die je moet doen, onder te verdelen zijn in vier kwadranten:

Kwadrant 1: Belangrijk en urgent | Dit zijn de taken die je vaak automatisch als eerste doet, zoals het oplossen van crises, deadlines of voorbereidingen voor activiteiten die al in de agenda staan.

Kwadrant 2: Belangrijk maar niet urgent | Dit zijn de taken die belangrijk zijn voor jou zelf of voor je bedrijf/werk, maar die geen haast hebben. Bijvoorbeeld sporten, analyseren van cijfers, werken aan je doelen, relatiebeheer.

Kwadrant 3: Urgent maar niet belangrijk | Dit zijn taken waarvan we het gevoel hebben dat ze onmiddellijk moeten gebeuren, maar die eigenlijk minder belangrijk zijn dan de taken in kwadrant 2. Bijvoorbeeld je e-mail bijwerken, vergaderingen, maar ook leuke dingen die je afleiden van je werk (‘ik moet nu écht even ontspannen’)

Kwadrant 4: Niet urgent en niet belangrijk | Dit spreekt voor zich, dit zijn de taken die je kunt, maar niet per se hoeft te doen. Zoals scrollen op social media en televisie kijken.

Hoe bepaal je je prioriteiten

Het probleem is bij de meeste mensen dat kwadrant 1 én 3 vaak worden afgewerkt, vanwege de urgentie. De taken in kwadrant 2 worden daardoor echter snel overgeslagen. Terwijl dat kwadrant júist heel erg belangrijk is. Met name op de langere termijn. Maar veel werkdagen worden meer overheerst door drukte en een gevoel van urgentie, dan door ruimte voor doelen en groei.

Het idee is dus om aan de hand van de matrix beter te bepalen in welke volgorde je de taken doet. Je zet eerste alle taken die je moet doen in het juiste kwadrant en vervolgens werk je ze af op volgorde: eerst kwadrant 1, dan kwadrant 2 en daarna pas kwadrant 3. Kwadrant 4 mag je overslaan, dat scheelt je weer tijd. Want waarom zou je je tijd besteden aan dingen die én niet urgent zijn én niet belangrijk?

Ken je deze matrix? En hoe stel jij prioriteiten?

Lees ook: Timemanagement | Hoe doe je dat en wat heb je er aan?
…en: Van timemanagement naar joy sparkles