Eén van de meest stressvolle dingen als je werkt is een volle mailbak. Hij gaat zo ontzettend snel vol en voor je het weer ben je het overzicht kwijt. Misschien dat dit systeem het iets handiger voor je maakt.
Het systeem dat ik gebruik om m’n e-mail overzichtelijk te houden, bestaat uit twee stappen:
Stap 1: Verwerk alle mail volgens de GTD-methode
Dat wil zeggen dat je voor elke mail bekijkt wat je ermee moet:
Zit er een actie aan vast?
- Nee? Gooi het dan in de prullenbak of in je archief als je het later nog nodig kunt hebben.
- Ja?
- Kan het in minder dan 2 minuten, doe het dan meteen.
- De overige acties label je met een icoontje. Dat is stap 2.
Lees ook | GTD: Waarom het werkt
Stap 2: Label de mail & zet dingen in je agenda
- Het rode uitroepteken | zijn dingen die je meteen kunt doen als je ze ziet. Althans, ze kosten wel tijd natuurlijk, maar ze staan niet gepland op een bepaalde dag en moeten zo snel mogelijk gebeuren.
- Het witte uitroepteken | als het in de agenda staat (en dus bijvoorbeeld over een paar dagen moet). Die berichten zie je dan op een bepaald moment ije mijn agenda en kan je makkelijk terugvinden in de mail.
- De ‘>>’ | gebruik je voor de mail waarvan je nog reactie verwacht. Daar hoef je dus zelf niks voor te doen, maar dat moet je toch in de gaten houden. (in GTD-termen: ‘Wachten op’).
Elke keer als je je mail opent moet je dus eigenlijk alleen die rode uitroeptekens in de gaten houden. De andere gelabelde mails bekijk je alleen als je ook echt alle mail bekijk en verwerkt. Dan gooi je meestal een hoop weg, omdat je óf reactie heb gekregen óf het in de agenda al voorbij is gekomen en dus is gedaan.
Je kunt natuurlijk eventueel ook meer labels gebruiken. Ga daarvoor bij Gmail naar ‘Instellingen > Sterren:’ en kies daar welke je wilt gebruiken.
Hoe organiseer jij je e-mail?
Lees ook: Je e-mail onder controle met filters
…en: Zo verbeter je je e-mail mindset
