Prioriteiten: de ABCDE-methode (Brian Tracy)

Als het gaat over prioriteiten stellen zijn er eigenlijk twee bekende manieren om dit te doen: de Eisenhower-matrix én de ABCDE-methode die wordt beschreven in de timemanagement klassieker Eat That Frog.

Deze laatste methode pas ik zo nu en dan toe, vooral als het gaat om zakelijke afspraken.

Eat That Frog

Als je meer wilt leren over timemanagement, dan zou ik beginnen met Gettings Things Done en daarna verder gaan met Eat That Frog van Brian Tracy. Waar Getting Things Done je helpt met het verzamelen en verwerken van al je taken, helpt Eat That Frog je met het stellen van prioriteiten. Volgens het principe uit het boek moet je ’s morgens beginnen met de belangrijkste, maar (vaak) ook vervelendste taak. Daarna valt alles mee. Net zoals wanneer je eerst een kikker op zou eten: daarna smaakt alles lekker(der). Deze uitspraak komt overigens van Mark Twain:

“Eat a live frog first thing in the morning and nothing worse will happen to you the rest of the day.”

In mijn dagelijkse werk probeer ik deze methode aardig te volgen. Ik doe mijn e-mail en andere dagelijkse klusjes pas later op de ochtend, als ik al de nodige spreekwoordelijke kikkers heb verorberd.

Lees ook: Lekker elke ochtend een kikker eten (Eat That Frog!)

ABCDE-methode

Waar die ‘gerechten’ allemaal thuishoren, daarvoor gebruik je de ABCDE-methode. Je begint met A, dan naar B, enzovoorts. Dit is wat de letters betekenen:

A – must do
Dit is de belangrijkste taak. Als deze niet wordt afgerond heeft dit grote gevolgen, nu of in de toekomst. Deze taken brengen je het dichts bij je doel. Bijvoorbeeld iets met een deadline of waardoor iemand anders niet verder kan.

B – should do
Deze taak is iets minder belangrijk dan de A-taak, maar heeft ook gevolgen als je het niet doet, soms ook voor andere mensen die bijvoorbeeld ergens op moeten wachten. Deze doe je pas als alle A-taken gedaan zijn. Als je ze een keer een dag later doet is het ook geen drama. Bijvoorbeeld niet dringende mail.

C – nice to do
Dit is een taak die vaak leuk is om te doen en niet direct grote gevolgen heeft als je het niet doet. Deze doe je als de A- en B-taken zijn gedaan. Bijvoorbeeld bijkletsen of social media contacten bijhouden. Dit zijn de taken die vaak liever als eerste doen, maar waarbij dat dus niet het handigst is.

D – delegeren
Dit zijn taken die wel gedaan moeten worden, maar niet per se door jou. Je kunt ze dus delegeren aan anderen.

E- elimineren
Dit zijn de taken die niet belangrijk zijn en geen spoed hebben. Die kunnen meteen van je to-do lijst.

Bij mij werkt het dus goed om te kijken wat de gevolgen zijn als ik dingen niet doe en ook wat de gevolgen voor anderen kunnen zijn. Hierdoor doe ik sneller dingen waar andere mensen van mij afhankelijk zijn bijvoorbeeld. Op mijn dagelijkse prioriteitenlijstje staan afspraken met anderen, maar ook verjaardagen (apps of kaartjes) bijvoorbeeld heel hoog.

Overigens hebben ik dankzij het bovengenoemde Getting Things Done ook veel taken in de E. Het zijn namelijk wel soms dingen die in je hoofd zitten, ook al zijn ze niet belangrijk. Omdat ik momenteel ook bezig ben met minimalisme heb ik bijna al deze taak verplaatst naar mijn – ook uit GTD – ooit/ misschien lijst, waardoor mijn ‘algemene’ takenlijst een stuk korter is geworden.

Hoe stel jij prioriteiten?

Lees ook: Prioriteitenmatrix van Eisenhower (en Covey)
…en: Lekker elke ochtend een kikker eten (Eat That Frog!)
Boekentip: Eat that frog – Brian Tracy