Vier soorten taken (en wanneer je ze doet)

Als je rust in je hoofd wilt, moet je al je taken opschrijven. Maar een eindeloze lijst met taken, dáár word je alleen maar onrustig van! Daarom helpt het om taken onder te brengen in vier categorieën, waarvan er drie van de to do-lijst af mogen. Dat scheelt toch.

Met deze categoriën zorg je ervoor dat je takenlijst niet te lang wordt, maar dat je toch alles goed uit je hoofd krijgt.

Taken die je wel wilt, maar niet per se hóeft te doen

Dit zijn dingen die je leuk lijken om een keer te doen, maar waar je nu niet direct tijd voor hebt. Of werkzaken die fijn zouden zijn, maar niet per se nodig. Volgens de Getting Things Done methode kun je deze plaatsen op je ‘ooit/misschien’ lijst. Door ze op een aparte lijst te plaatsen haal je ze uit je prioriteitenlijstje. En tegelijkertijd kun je deze lijst zo lang mogelijk maken, dus álle dingen die je een keer zou kunnen doen, kun je hier op kwijt (en zijn dan dus uit je hoofd).

Taken korter dan twee minuten – meteen doen

Bij Getting Things Done (GTD) is de standaardregel dat je alles wat korter duurt dan twee minuten, meteen doet. Anders kost het namelijk meer tijd om het op je to-do lijstje te zetten dan om het te doen. En dat is dubbel werk. Deze taken belanden dus al niet op je takenlijst. Je kunt deze twee minuten natuurlijk ook iets oprekken als je wilt, zolang ze je planning maar niet in de war schoppen.

Lees ook: Timemanagement: plannen versus doen

Taken die langer duren dan een half uur – plan ze in je agenda

Deze regel leerde ik in het boek Elke dag om 15.00 uur klaar (een aanrader overigens!). Het komt namelijk zelden voor dat je ‘even een half uurtje’ over hebt. Tenzij je een lege agenda hebt natuurlijk, maar ook dan is nog veel aantrekkelijker om eerste de kortere klussen te doen (want dan kun je sneller strepen). Dus maak het jezelf gemakkelijk en plan deze taken gewoon in. Hiermee voorkom je ook dat taken die je eigenlijk moet uitsplitsen (en volgens GTD op je projectenlijst moeten) op je takenlijst terecht komen.

Met deze taken ga ik nog steeds vaak de mist in. Hoewel ik weet dat het werkt, smokkel ik nog wel eens een langer klusje op mijn takenlijst. Waarom? Omdat anders mijn agenda te vol raakt! En ja, als je het op je to do-lijst zet moet het toch ook een keer gedaan worden, dus je houdt gewoon jezelf voor de gek. Maar hé, hier zijn wij mensen goed in.

De rest van de taken – op je to do-lijst

Taken die je op korte termijn moet of wil en tussen de twee en dertig minuten duren, kun je rustig kwijt op je to do-lijstje. Even tien minuutjes ergens mee bezig kan altijd. En zo hou je de lijst overzichtelijk en waar hij eigenlijk voor bedoeld is: voor klusjes tussendoor en niet voor levensveranderende werktaken.

Wat overigens ook geen kwaad kan is om sowieso af en toe kritisch naar je takenlijst te kijken. Soms ‘minimaliseer’ ik mijn takenlijst en verplaats ik alles wat mogelijk is naar mijn ‘ooit/misschien’ lijst. Deze lijst mag wat mij betreft zo lang mogelijk worden, omdat ik hierover geen druk voel.

Hoe hou jij je to do-lijst overzichtelijk?

Lees ook: Getting Things Done (GTD) | Waarom het werkt
Boekentip 1: Getting Things Done – David Allen
Boekentip 2: Elke dag om 15.00 uur klaar – Björn Deusings