The Today System – productiviteit als spel

Afgelopen vakantie / lockdown werkte ik met een nieuw systeem voor mijn dagelijks takenlijst. Zonder het dagelijkse schoolritme gaat het systeem ‘agenda’ niet werken en toevallig kwam ik op het idee van een to do systeem waarmee je op een bepaald moment ‘klaar’ bent en dat super motiverend werkt door het spelelement.

Normaal gesproken plan ik de meeste dingen in mijn agenda en probeer ik mijn to-do lijst zo leeg mogelijk te houden. Anders blijf je maar strepen, raakt de lijst nooit leeg en heb je altijd stress. Door te werken met de agenda ben je gewoon klaar als de tijd op is, wel zo rustgevend.

Alleen tijdens vakanties en weekenden – als Anna thuis is – vind ik het lastig om elke dag vroeg op te staan, aangezien ik de enige in huis ben die graag vroeg opstaat. Maar als ik later opsta en ik kijk naar de tijd, krijg ik soms stress, omdat voor mijn gevoel een grot deel van de ochtend al voorbij is. Daarom plan ik in de vakantie en in het weekend eigenlijk standaard weinig in mijn agenda. Met als gevolg dat ik dan weer vaak ’te weinig’ te doen heb en onrustig word.

The Today System

Maar toevallig luisterde ik een podcast, waarin Mike Sturm werd geïnterviewd die – naar mijn idee – het perfecte systeem had om deze tijd te overbruggen. Sturm bedacht zich op een bepaald moment dat je wel altijd bezig kunt zijn met plannen en (lange termijn) doelen, maar dat het toch vooral belangrijk is wat je VANDAAG moet doen. Richt je daar dan ook op. Het systeem heet dan ook The Today System en dit is hoe het werkt:

• Volgens het systeem pak je een index-kaart (ik gebruikt gewoon Workflowy).
• Je zet je timer op 3 minuten en gaat nadenken over wat er vandaag allemaal zou moeten gebeuren.
• Vervolgens priorteer je deze taken. Hierbij krijgt de minst belangrijke taak 1 punt en elke volgende taak een punt extra.
• Kies niet meer dan 9 taken (ik heb er meestal 7)
• Aan het eind van de dag tel je hoeveel ‘punten’ je hebt voltooid, waarbij hoge prioriteiten dus meer punten opleveren dan lage.
• Deze punten deel je door het totaal aantal punten dat je op deze dag kon halen en je zorgt dat je dagelijks minimaal 75% van de taken hebt voltooid. Dan heb je je doel bereikt.

Het originele systeem is hier uitgelegd: Quick Start Guide

Als je dit eenmaal onder de knie hebt, kun je het systeem ook uitbreiden naar extra ‘levels’, waarbij je een extra systeem bijhoud voor taken later in de week (wat ik standaard al heb) en kun je je scores gaan analyseren. Hoe dat precies werkt, staat helemaal beschreven op zijn website.

Mijn Today System

Hoe ik het doe? Ik heb alle dingen die in de agenda staan in Workflowy gezet, per dag. In de ochtend denk ik nog even na welke extra taken daarbij komen. Dit kunnen werktaken zijn, maar ook ‘was opvouwen’. Verjaardagen staan altijd op 7 punten, dus soms heb ik door een felicitatie app te sturen al 7 punten in de pocket, maar dat zijn nu dingen die je echt NIET kunt uitstellen. En ik gebruik 0 punten voor dingen waar ik Anna aan moet helpen herinneren, als ze bijvoorbeeld haar topo moet oefenen. Daar krijg ik zelf geen punten voor natuurlijk, maar zo houd ik het toch op mijn netvlies.

Vervolgens doe ik de dingen overigens niet altijd op prioriteit, want soms moet ik ergens ’s avonds mee bezig, maar ik zorg dat ik wel tijd over houd om het te doen. Anders kost het me teveel punten.

Het is een beetje uitzoeken nog wat het beste werkt. In het begin plande ik juist teveel of te weinig, maar na een aantal weken, kan ik aardig goed inschatten wat ik kan doen op een dag en haal ik bijna altijd de 75% en zelfs regelmatig 100%. Dat laatste komt ook omdat het ‘spelelelement’ ontzettend motiverend werkt.

Nu de school weer is begonnen, werk ik voor het grootste deel weer vanuit de agenda, maar ook deze punten zet ik op mijn Today list, want het spelelement is toch wel fijn.

Ken je dit systeem of lijkt het je wat?

Lees ook: 5 (gratis) apps voor to-do lijsten
Meer artikelen over timemanagement