Je e-mail onder controle. Ik hoor je denken: ‘Zou het echt mogelijk zijn!?’ Jazeker! Er is hoop voor degenen onder ons die denken dat er geen eind komt aan die e-mailterreur. Dat komt er dus wel. Met OHIO.
Ik heb zelf gelukkig niet zo’n enorm e-mailprobleem. Veel mails zijn nuttig (klanten of partners) en enkele mails zijn zonde van mijn tijd (verkopers of mensen die zichzelf niet goed kunnen uitdrukken waardoor ik na drie alineas nog steeds niet weet wat ze überhaupt van me willen). Toch heb ik ook wel eens momenten dat er 53 e-mails in mijn inbox zitten. Vaak in de privé e-mail trouwens, die houd ik niet zo gestructureerd bij als de zakelijke e-mail. En van alleen het zien van die lijst krijg ik al stress, ook al zijn het vijftien meldingen van WordPress en tien cc’s waarop ik niet hoef te reageren.
Maar goed, mocht je nou zelf wel een e-mailprobleem hebben, dan is de OHIO methode zeker iets voor jou!
OHIO (only handle it once)
Ik weet niet precies of het nou Björn Deusings of Cynthia Schultz was die het eerst kwam met deze metafoor, maar ik vond het wel passend. Stel je krijgt post op de deurmat, loopt erheen, opent hem, stopt hem vervolgens weer in de envelop en legt hem terug op de mat. En dat elke dag. Dus elke keer als je door de gang loopt, zie je die stapel brieven liggen op de mat. Dat klinkt vreemd, maar met mails doen we dat ook vaak. We openen hem, lezen wat er in staat en laten hem vervolgens in onze mailbox staan, waardoor we elke keer als we die openen zien dat er nog veel moet gebeuren… maar we hebben geen idee wat!
De methode OHIO, only handle it once, geeft al aan wat je wél moet doen met je e-mail. Je leest ze en beslist meteen wat je ermee moet doen:
- Reageren binnen vijf minuten – soms hoef je niet meteen te reageren, maar reageer ik toch even: ‘dank voor je e-mail ik kijk er even naar en kom er dan en dan op terug’
- Archiveren – omdat je er niks mee hoeft maar het is wel fijn om te bewaren
- Weggooien – omdat je er niks mee hoeft en hij ook niet bewaart hoeft te worden
- Verplaatsen – ik ben op zich niet van het verplaatsen, maar een aantal taken gaan makkelijker en sneller als ik het in bulk doe, dus die gooi ik meteen in het juiste mapje
- Plaatsen op je to do-lijst of plan in je agenda en archiveren hem – dit zijn de langere taken waar je even tijd voor moet nemen
Zo kun je je mailbox dus extreem snel leeg krijgen en weet je precies wat je moet doen. Een half uur per dag bezig zijn met je e-mail wordt zo ineens een stuk haalbaarder, niet?
Als je een goed e-mailsysteem hebt, kun je ook nog dingen automatisch in mapjes laten verdwijnen, zoals cc’s of die bulk-taken waar ik het over had. Dat werkt echt heerlijk voor je hoofd.
Toen ik nog (zakelijk) met gmail werkte, had ik een systeem die een beetje hetzelfde werkt, maar waarbij ik een aantal dingen tóch in mijn inbox bewaarde, met labels. Dan weet je ook wat je doet en kun je makkelijker bij de mails komen waar nog een actie aan vast zit.
Hoe organiseer jij je e-mail?
Lees ook: Zo verbeter je je e-mail mindset
…en: Je e-mail onder controle met filters