Onlangs las ik voor de tweede keer het boek Grip van Rick Pastoor. Een boek over je agenda, je takenlijst, je e-mail en je persoonlijke groei en hoe je dat allemaal organiseert. Zeker een aanrader voor de beginner én de gevorderde structuurjunkie.
Omdat ik hem herlas realiseerde ik me dat er toch een aantal dingen instaan die ik dus al jaren gebruik en die ik waarschijnlijk uit dit boek heb gehaald. Bij deze deel ik vijf lessen van Rick Pastoor waar je zeker wat aan gaat hebben (in willekeurige volgorde).
1. Reserveer je reis- en voorbereidingstijd in je agenda
Pastoor is bekend om zijn lijfspreuk: ‘Je agenda is heilig’, ofwel plaats alleen dingen in je agenda als je ZEKER weet dat je het gaat doen. Deze tip volg ik niet helemaal op, ik plaats meer dingen in mijn agenda, die ik ook nog wel eens verschuif. Maar wat ik wel een handige tip vind, is dat je niet alleen de tijd voor een afspraak in moet plannen, maar ook de tijd die je ervoor moet maken. Zoals reistijd, maar ook het voorbereiden van een vergadering o.i.d. Ik doe dat namelijk niet altijd, waardoor ik soms ten onrechte denk meer tijd te hebben dan ik werkelijk heb. Een handige tip dus!
2. Plak een datum op al je to-do’s
Eén van de redenen dat ik meer in mijn agenda zet dan Rick, is omdat het anders maar oneindig dobbert op mijn to-do lijst en ik dus altijd dingen te doen houd. Totdat ik de tip las: zet bij elke taak op je lijst een datum. Sinds ik dit toepas heb ik in plaats van een enorme takenlijst, elke dag een paar taken die ik moet doen. Hij blijft erg lang, maar ik heb toch een moment – als de taken af zijn – dat ik ‘klaar’ ben.
3. Plan tijd in voor je e-mail
Dit is iets dat ik dus al jaren toepas en wat destijds (toen ik het boek voor het eerst las) echt een lifesaver was! Toen had ik zó vaak dat mijn ochtenden steeds korter werden omdat ik te veel te doen had met mijn e-mail. Inmiddels heb ik een (afgesloten) tijd voor e-mail en plan ik dingen die ik moet doen n.a.v de e-mails los in in mijn agenda.
4. Zoek een accountability partner
5. Pleeg wekelijks onderhoud
Net als bij Gettings Things Done (waar het systeem overigens op is gebaseerd) adviseert Pastoor je om elke week even tijd te nemen om je agenda en je planning te bekijken, zodat je hoofd erop kan vertrouwen dat je niks vergeet. In het boek staat een checklist die je kunt doornemen en die je zo ingewikkeld kunt maken als je zelf wilt.
Ik schreef al eerder een artikel over dit boek: 2 boeken om je leven (simpel) op orde te krijgen, omdat het echt een waardevol boek is voor iedereen die een beetje meer wil leren over het inplannen van hun tijd.
Goed boek is het! Ik heb er veel uit gehaald en ben van plan om ‘m ergens dit jaar weer te herlezen. Als ik het me goed herinner adviseert hij om het boek elk jaar te herlezen (of zegt hij dat in de gratis cursus die je bij het boek krijgt?).