Ik zal vast niet de enige zijn die soms een beetje te veel tijd kwijt is aan het plannen van dingen, waarna ik mezelf – figuurlijk – eens flink aan de haren trek en roep: “Doe eens wat!”
Dat klinkt dan heel logisch, maar doen zonder planning is ook weer niet wijs.
Toen ik studeerde deed en plande ik niet. Ik zat vooral met mijn handen (weer figuurlijk) in mijn haar me te bedenken wat ik moest doen om mijn achterstanden weg te werken en waar ik moet beginnen. Omdat een duidelijke planning en vooral een stappenplan ontbrak, deed ik wel eens wat, maar niet altijd het goede. Vaak ook niet zo veel.
Tot ik Getting Things Done (GTD) las en ik voor het eerst van mijn leven snapte hoe je overzicht krijgt in een brij van taken, doelen en verantwoordelijkheden. En wat daarbij hoort: een planning, een takenlijst, de juiste prioriteiten etc. Ik had overzicht en oh hemel wat genoot ik daarvan!
Als plannen een passie wordt
Alleen schoot het een beetje de verkeerde kant op toen ik ontdekte dat ik een excel-nerd ben met een passie voor lijstjes, takenprogramma’s, doelen etc. Kortom, alles wat je hier op de website vindt. De eerste keer dat ik mijn takenlijst + context + prioriteiten met filters in een excel bestandje had staan, voelde ik me echt de Koningin van de Goede Planning. Oh wat was ik trots. Totdat ik allemaal ‘veel handiger’ programma’s tegenkwam die ik ook allemaal ging testen. Met liefde, passie en aandacht.
De takenlijst werd kortom langer en langer.
Op een bepaald moment werd mijn vermogen om te plannen zo goed uitgedacht dat bijna al mijn taken ergens in een context (voor de GTD-leek: bv. bellen / mailen / buitenshuis) lagen opgeslagen, maar ik door de planningen niet meer toekwam om tijd te maken voor de verschillende contexten.
Het werd tijd om… te doen.
De twee minuten regel van GTD
David Allen, auteur van GTD had dit al aan zien komen en kwam daarom met een twee minuten regel: Alles wat je binnen twee minuten kunt doen, doe je meteen. Anders kost het namelijk teveel moeite om het in je planningsysteem te stoppen. Je moet dus niet álles te plannen.
Toen ik eens kritisch naar mijn takenlijst keek, zag ik bovendien dat er ontzettend veel dingen op staan die misschien langer duren dan twee minuten, maar zeker niet meer dan tien minuten. In een uur had ik dus minstens zes van deze taken weggewerkt. Ik ging ervoor zitten: ik ging doen!
Het leverde me zoveel energie op, dat de planning me even een zorg kon zijn en hij dus totaal werd vergeten. En daardoor was ik weer terug bij af. Ik deed namelijk wel veel, maar ik vergat ook een hoop en veel kwam toch weer in de war omdat er dingen tussendoor kwamen die ik was vergeten of omdat ik gewoon niet wist waar ik moest beginnen.
Ik had weer die brij en een gebrek aan overzicht. En dus haalde ik mijn Worddocument (wat al een aantal jaren mijn favoriete ‘planningsapp‘ is) weer tevoorschijn en maakte ik weer planning.
Plannen versus doen: hoe dan?
Wat is nou de moraal van dit verhaal? Meer plannen of meer doen? Ik denk allebei. De nadruk moet blijven op doen. Daar krijg je voldoening en energie van. Maar toch probeer ik elke dag een soort van planning te hebben. Sommigen daarvan staan op een lijstje van dagelijkse taken (voor m’n werk), anderen moet ik periodiek doen en alles wat er – bijvoorbeeld tijdens de afwas – op me afkomt schrijf ik ook op een apart lijstje die ik dagelijks bekijk. Ik begin de dag met een planning. Daarna verandert er niks meer en doe ik alleen maar.
En de passie voor plannen? Die heb ik nog steeds. Ik word warm van een excel sheet en ik ben stiekem nog steeds verliefd op Evernote (die ik nu inzet voor een ander doel, waarover volgende week meer). En soms sta ik me toe om een heel document vol te kalken met doelen, planningen en taken. Maar wel in m’n vrije tijd. Omdat ik het leuk vind. Niet om mijn vervelende klussen uit te stellen.
Gewoon, omdat plannen een passie is.
Inplannen is zo fijn!