Zoals met (bijna) iedereen met een serieuze baan of eigen bedrijf is het soms aanpoten met die eeuwige stroom aan e-mails. Gelukkig heb ik een truc die helpt: werken met filters.
Ik werk allang met filters in mijn e-mail, zodat ik een deel van mails uit mijn inbox haal. Mijn inbox moet namelijk zoveel mogelijk dagelijks leeg. Maar aangezien al mijn mail binnenkomt op mijn Gmail (dus werk, privé en mindStones) wordt het wel een onoverzichtelijk rommeltje als ik niet oppas. Op dit moment ben ik eigenlijk 100% tevreden met de filters die ik heb ingesteld, dus daarom deel ik ze. Misschien helpt het jullie om je e-mail onder controle te houden. Lees hier hoe je filters instelt in Gmail. En vergeet niet ‘inbox overslaan’ aan te vinken, zodat ze dus meteen in het juiste mapje terecht komen.
Werk je met een ander e-mailprogramma dan Gmail? Daar is vast ook een optie om mails direct door te sturen.
Filters: je e-mail inbox wat leger
Ik heb nu drie belangrijke filters in mijn mailbox. Dit zijn niet per se de filters die bij jou werken, maar ik deel de gedachte erachter, zodat je zelf je eigen filters kunt instellen. Bij mij komt het er eigenlijk vooral op neer dat de mails waarop ik niet (acuut) hoef te reageren mijn inbox ‘stilletjes’ voorbij gaan. Waardoor ik alleen mails in mijn inbox krijg waar ik echt op korte termijn iets mee moet doen. In mijn geval komt dit neer op de volgende filters:
☆ Nieuwsbrieven | Ik ben dol op nieuwsbrieven, omdat ik daar geïnspireerd van raak en ik zo op de hoogte blijf van dingen die ik interessant vind, zonder algoritme (lees ook: Waarom ik graag wil dat je je inschrijft voor m’n nieuwsbrief). En nieuwsbrieven hebben de prettige eigenschap dat je er (bijna) nooit op hoeft te reageren. Dus het is zonde als ze in m’n inbox komen. Daarom stuur ik ze via een filter linea recta naar de map ‘Nieuwsbrieven’. Van die map heb ik een widget op mijn telefoon. En daar kan ik dus rustig mijn nieuwsbrieven lezen als ik zin (en tijd) heb. Dat is bovendien vaak veel inspirerender dan doelloos scrollen op Twitter 😉
☆ Berichten waarbij ik dezelfde handelingen moet doen | Ik weet niet of dit voor iedereen geldt, maar ik ontvang veel persberichten van boeken. Nu kan ik bij elk persbericht de publicatiedatum in de agenda zetten en kijken of het boek goed en compleet in de winkel staat. Maar dat is dan veel werk. Nu laat ik al deze berichten doorsturen naar mijn map ‘boeken’ en werk ik deze één keer per week bij. Als je dat in bulk doet (met de juiste tabbladen open) gaat dit veel sneller. Als je dus zulk soort handelingen ook hebt, kun je die mails beter één keer per week bijwerken.
Als je er goed over nadenkt kun je misschien zelf nog wel wat filters bedenken waardoor je mailberichten weghoudt uit de inbox. Notificaties bijvoorbeeld, kun je ook naar een aparte map laten sturen. Of mails van je schrijfgrage oudtante. 😉
Hebben jullie verder nog ideeën? Deel het in de comments!
☆ Lees ook: Zo organiseer je je e-mail
Boekentip: Grip op je e-mail = grip op je werk